sakea casting – tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Sakea Osakeyhtiö

Y-tunnus 2924572-2

Pursimiehenkatu 29–31 F

00150 Helsinki

Suomi

Tietosuojaa koskevat yhteydenotot:

olli@sakea.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja sakean casting-toiminnan toteuttamiseksi.

Tietoja voidaan käyttää:

• casting-hakemuksen vastaanottamiseen ja käsittelyyn
• hakijan soveltuvuuden arvioimiseen kyseiseen castingiin, rooliin tai tuotantoon
• hakijaan yhteyden ottamiseen casting-prosessin aikana
• hakemusten ja aikaisempien casting-hakemusten hallintaan
• casting-valintojen, arvioiden ja prosessin dokumentointiin
• casting-järjestelmän turvallisuuden ylläpitämiseen ja väärinkäytösten estämiseen.

Hakemuksen lähettäminen ei tarkoita, että hakija tulee valituksi castingiin tai tuotantoon.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen:

• hakijan pyynnöstä tehtäviin toimenpiteisiin ennen mahdollista sopimuksen tekemistä
• sakean oikeutettuun etuun toteuttaa, hallinnoida ja dokumentoida casting-prosesseja
• sakean oikeutettuun etuun ylläpitää palvelun turvallisuutta ja ehkäistä väärinkäytöksiä
• tarvittaessa sakean lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen.

4. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Hakijasta voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:

• etu- ja sukunimi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• syntymävuosi
• asuinpaikka
• hakijan ilmoittama sukupuoli
• Instagram-käyttäjänimi
• TikTok-käyttäjänimi
• hakijan ilmoittama kokemus, taidot ja muut lisätiedot
• hakemukseen liitetyt valokuvat
• hakijan toimittamat video- tai muut esittelylinkit
• tieto siitä, onko hakija täysi-ikäinen
• tieto aikaisemmista sakean casting-hakemuksista
• hakemuksen ajankohta
• casting, johon henkilö on hakenut.

Alaikäisen hakijan kohdalla voidaan lisäksi käsitellä:

• huoltajan nimeä
• huoltajan sähköpostiosoitetta
• huoltajan puhelinnumeroa.

Casting-prosessin aikana sakea voi lisäksi muodostaa hakijaa koskevia tietoja, kuten:

• sisäisiä arvioita
• kommentteja ja muistiinpanoja
• soveltuvuutta koskevia arvioita
• tietoja hakijan etenemisestä casting-prosessissa.

Palvelun turvallisuuden ja väärinkäytösten estämisen yhteydessä voidaan käsitellä myös tarpeellisia teknisiä tietoja.

5. Mistä tiedot saadaan?

Henkilötiedot saadaan pääasiassa hakijalta itseltään casting-hakemuksen yhteydessä.

Sakea voi lisäksi muodostaa hakijaa koskevia tietoja casting-prosessin aikana esimerkiksi arviointien, muistiinpanojen ja casting-päätösten yhteydessä.

6. Tietojen vastaanottajat ja luovuttaminen

Hakemustietoja käsittelevät sakean työntekijät ja muut henkilöt, joiden tehtäviin kyseisen castingin tai tuotannon toteuttaminen kuuluu.

Tarvittaessa hakijan tietoja voidaan näyttää castingin tilaavalle asiakkaalle tai tuotannon muille osapuolille siinä laajuudessa kuin se on casting-valinnan tai tuotannon toteuttamisen kannalta tarpeellista.

Sakea ei myy casting-hakijoiden henkilötietoja.

Casting-hakemusten tietoja ei käytetä ulkopuoliseen suoramarkkinointiin.

7. Tietojen käsittelyssä käytettävät palveluntarjoajat

Casting-järjestelmän teknisessä toteutuksessa käytetään ulkopuolisia palveluntarjoajia esimerkiksi palvelun hostaukseen, tietokantaan ja tiedostojen säilyttämiseen.

Palveluntarjoajiin kuuluvat tällä hetkellä muun muassa:

• Vercel
• Supabase
• Cloudflare / Cloudflare R2.

Palveluntarjoajat voivat käsitellä henkilötietoja sakean lukuun palvelun teknisen toteuttamisen yhteydessä.

Jos henkilötietoja käsitellään Euroopan talousalueen ulkopuolella, tietojen käsittelyssä ja siirroissa noudatetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ja käytetään tarvittavia suojatoimia.

8. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeellista casting-toiminnan, hakemusten hallinnan ja niihin liittyvien perusteltujen tarpeiden kannalta.

Säilytysaikaan voivat vaikuttaa esimerkiksi:

• hakijan osallistuminen casting-prosesseihin
• tietojen tarpeellisuus käynnissä olevan tai päättyneen castingin dokumentoinnissa
• mahdolliseen tuotantoon liittyvät sopimukset
• lakisääteiset säilytysvelvollisuudet
• mahdollisten oikeudellisten vaatimusten käsittely.

Tarpeettomiksi käyneet henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan asianmukaisesti.

9. Henkilötietojen suojaaminen

Henkilötietojen käyttö on rajattu henkilöihin, joilla on työtehtäviensä perusteella tarve käsitellä niitä.

Sakean sisäinen casting-järjestelmä edellyttää käyttäjän tunnistautumista.

Hakemuksiin liitetyt tiedostot säilytetään yksityisessä tallennustilassa eikä niitä ole tarkoitettu julkisesti saataville.

Tietojen suojaamisessa käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, joilla pyritään estämään henkilötietojen luvaton käyttö, muuttaminen, häviäminen tai luovuttaminen.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Hakijalla on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• pyytää pääsyä itseään koskeviin henkilötietoihin
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista
• pyytää henkilötietojensa poistamista tilanteissa, joissa niiden käsittelylle ei enää ole lainmukaista perustetta
• pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä.

Tietosuojaa koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen:

olli@sakea.fi

Sakea voi tarvittaessa pyytää lisätietoja pyynnön esittäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi.

Hakijalla on lisäksi oikeus tehdä henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

11. Alaikäiset hakijat

Jos hakija ei ole täysi-ikäinen, casting-hakemuksen yhteydessä pyydetään huoltajan yhteystiedot.

Huoltajaan voidaan olla yhteydessä casting-prosessin sekä mahdollisen tuotantoon osallistumisen yhteydessä.

Mahdollisesta tuotantoon osallistumisesta, kuvaamisesta, esiintymisestä sekä kuva- ja muiden käyttöoikeuksien myöntämisestä sovitaan tarvittaessa erikseen hakijan ja hänen huoltajansa kanssa.

Casting-hakemuksen lähettäminen itsessään ei anna sakealle oikeutta käyttää hakijan kuvia tai esiintymistä kaupallisessa tuotannossa tai mainonnassa.

12. Evästeet

Julkisella sakea casting -hakemuslomakkeella ei käytetä analytiikka- tai markkinointievästeitä.

Casting-järjestelmän sakean henkilöstölle tarkoitettu sisäinen palvelu voi käyttää palvelun toiminnan, turvallisuuden ja kirjautumisen kannalta välttämättömiä evästeitä.

Näitä evästeitä ei käytetä mainontaan tai käyttäjien käyttäytymisen seurantaan.

13. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Sakea voi päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi casting-palvelun toiminnallisuuksien, käsiteltävien tietojen tai käytettävien palveluntarjoajien muuttuessa.

Ajantasainen tietosuojaseloste pidetään saatavilla sakea casting -palvelussa.